Os Guias de A.A. baseiam-se na experiência compartilhada dos membros de A.A. nas diversas áreas em que atuam ou convivem. Também refletem os conselhos das Doze Tradições e da Conferência de Serviços Gerais dos EUA e Canadá.
Em conformidade com nossa Tradição de Autonomia, exceto em assuntos que afetem outros Grupos ou A.A. em seu conjunto, a maioria das decisões são tomadas através da consciência de Grupo dos membros participantes.
O propósito destes Guias é o de ajudar a chegar a uma consciência de grupo esclarecida.
“Quando uma sociedade ou uma civilização desaparece, sempre há presente uma condição: seus membros esqueceram de onde vieram”
Carl Sandburg (1878-1967).
Assim como em qualquer outro serviço de A.A., o propósito primordial das pessoas que se dedicam ao trabalho dos arquivos é o de levar a mensagem de Alcoólicos Anônimos.
O trabalho no serviço de Arquivos é algo mais que uma simples atividade de custódia; é a forma através da qual coletamos, preservamos e compartilhamos a rica e significativa herança da nossa Irmandade. Através da coleta e do compartilhamento destes importantes elementos históricos, se aprofundada cada vez mais nossa gratidão por Alcoólicos Anônimos. Os membros de A.A. tem a responsabilidade de reunir e cuidar dos documentos e lembranças históricas da Irmandade.
É necessário coletar e preservar a correspondência, documentos, fotografias e artigos de jornais e revistas de tempos passados e colocar esse material à disposição dos membros de A.A. e outras pessoas (pesquisadores, historiadores e estudiosos de diversas disciplinas), para investigação e orientação, tanto para a geração atual como para as que virão. Muitas Áreas, Distritos, Escritórios de Serviços Locais – ESLs / Intergrupos e Grupos decidiram fazer sua coleção de arquivos para preservar sua história local. Este Guia foi preparado para ajudar nesse trabalho.
ARQUIVOS HISTÓRICOS DO ESCRITÓRIO DE SERVIÇOS GERAIS – ESG.
Em 2006, o Comitê de Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais – ESG, fez uma revisão da missão e do propósito dos Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais de Alcoólicos Anônimos, que pode servir como base para as coleções de arquivos locais e de Áreas de A.A. possam desenvolver seus próprios princípios de acordo com a consciência de Grupo. Os enunciados de Missão e de Propósito dos Arquivos do ESG dizem o seguinte:
MISSÃO:
A missão dos Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais é a de documentar de maneira permanente o trabalho de Alcoólicos Anônimos, tornar a história da organização acessível aos membros de A.A. e a outros pesquisadores e oferecer um contexto propício para a melhor compreensão da evolução, os princípios e as Tradições de A.A.
PROPÓSITO:
De acordo com o objetivo primordial de A.A. de manter nossa sobriedade e ajudar outros alcoólicos a se recuperar, os Arquivos Históricos de Alcoólicos Anônimos farão o seguinte:
• Receber, classificar e catalogar todos os materiais pertinentes, incluindo, mas não limitados a, arquivos e registros administrativos, correspondência, obras literárias ou outras consideradas de importância histórica para Alcoólicos Anônimos.
• Manter e preservar esses materiais.
• De acordo com a determinação da atual Arquivista após consultar o Comitê de Arquivos Históricos, dar acesso à coleção aos membros de Alcoólicos Anônimos e a todos que tenham motivo válido para ver os materiais e se comprometam a preservar o anonimato dos nossos membros.
• Servir como recurso e laboratório para incentivar e promover os estudos e as pesquisas.
• Prestar serviços de informação para apoiar as operações de Alcoólicos Anônimos.
• Promover a compreensão e o conhecimento das origens, objetivos e programas de Alcoólicos Anônimos. Os arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais são administrados pela arquivista do ESG. As normas, procedimentos e projetos dos Arquivos são monitorados por um Comitê de Custódios da Junta de Serviços Gerais (que se reúne três vezes por ano), e por um Comitê da Conferência de Serviços Gerais (que se reúne em conjunto com o Comitê de Arquivos dos Custódios durante a Conferência de Serviços Gerais anual).
Para mais informação a respeito das coleções, projetos e serviços dos Arquivos Históricos do ESG, veja o “Livro de Trabalho de Arquivos Históricos”, ou visite o website de A.A. do ESG em www.aa.org. Outros contatos, em “Referências”, no final do Guia.
COMO INICIAR UMA COLEÇÃO LOCAL:
Uma das melhores formas de começar um trabalho de serviço de arquivos é entrar em contato com o ESG para conseguir um exemplar do “Livro de Trabalho de Arquivos Históricos” e outros materiais de serviço. O livro de trabalho contém informação útil recolhida da experiência compartilhada durante muitos anos.
O ESG oferece também uma assinatura grátis do seu boletim de arquivos “Markings: Your Archives Interchange”. A ideia de começar uma coleção de arquivos em determinada região geográfica, normalmente costuma acontecer a quem já está há bastante tempo em A.A. ou a vários veteranos que percebem a necessidade de criar arquivos locais ou na Área começando com um projeto de coleta de materiais para uma história da Área.
Depois de determinar a necessidade de estabelecer os arquivos históricos, essa ideia costuma ser apresentada ao Comitê de Área ou outro comitê local, conforme a conveniência, para considerações mais amplas.Depois de debater o assunto e chegar a uma consciência de Grupo, poderá se acordar a criação de um Comitê de Arquivos Históricos responsável perante o Comitê de Área ou outro comitê local.
Normalmente os Comitês de Arquivos são compostos por membros de A.A. com conhecimentos da história dos primeiros dias de A.A. e que disponham de fontes para a obtenção de materiais históricos de A.A.
O PAPEL DO COMITÊ DE ARQUIVOS HISTÓRICOS LOCAL:
O Comitê de Arquivos Históricos é o responsável por estabelecer normas, procedimentos e preparar orçamentos. Através da sua consciência de Grupo, assume e mantém a responsabilidade e autoridade finais do uso dos arquivos. Em todas suas ações, o Comitê de Arquivos Históricos deve ter presente s se conduzir pelo objetivo primordial de A.A. Assim, se algum amigo de A.A. não alcoólico pede para ser incluído no Comitê – o que é possível devido a algum interesse, experiência ou conhecimentos especiais, estas pessoas deverão estar suficientemente familiarizadas tanto com o nosso objetivo primordial como com as Tradições de A.A.Uma das funções mais importantes do Comitê de Arquivos Históricos é a de estabelecer um escopo da coleção que descreva e defina os materiais que irão ou não ser acolhidos, e por que. Estes parâmetros irão servir de orientação ao arquivista ao reunir os materiais de significação histórica e diminuirão a quantidade de tempo e espaço dedicada a preservar objetos de valor duvidoso para os arquivos. Para obter informação a respeito do “Escopo da Coleção”, entrar em contato com os Arquivos Históricos do ESG.
O PAPEL DO ARQUIVISTA:
A primeira decisão do Comitê de Arquivos Históricos pode ser a de escolher um membro para servir como arquivista sem passar pela rotatividade, para garantir que tenha apenas uma pessoa encarregada da coleção. Por experiência, sabemos que leva muito tempo conseguir se familiarizar com uma coleção de informação histórica.Assim, recomenda-se que o arquivista não seja mudado de função muito frequentemente. Algumas Áreas decidem nomear arquivistas que não fazem rotação e permanecem na sua função por muitos anos.O arquivista é a pessoa responsável pela coleção, os documentos e demais materiais. Está encarregado de cuidar e preservar a integridade física da coleção, e ademais desenvolver métodos de catalogação, inventário e auxilio às buscas, para oferecer formas fáceis de pesquisa e acesso à coleção. O arquivista também é o responsável pela proteção do anonimato dos membros e a confidencialidade dos documentos de A.A. Na maioria dos casos, o arquivista apresenta regularmente relatórios sobre os projetos em andamento ao órgão de serviço local que patrocina os trabalhos. É útil e desejável que o arquivista faça ao menos um curso de introdução à Arquivologia ou Biblioteconomia e seja membro de uma organização local de profissionais dessas áreas. Para obter mais informação a respeito de como encontrar oportunidades educativas, entre em contato com os Arquivos Históricos do ESG.Portanto, pode-se considerar que a função do arquivista tem dois aspectos: o principal, a responsabilidade de custódia para assegurar a integridade física da coleção e disponibilizá-la às pessoas que tenham alguma razão válida para estudá-la e, em paralelo, a importante função de recompilar dados. O arquivista recompila dados e documentos, tanto do passado recente quanto do antigo, para preservar a mensagem de A.A. Isto responde à exigência de Bill W. de que os arquivos são necessários “para que o mito não prevaleça sobre os fatos”. Os arquivistas de A.A. são, realmente, “os guardiões do passado”.
FINANCIAMENTO DOS ARQUIVOS:
Em conformidade com a Sétima Tradição, os arquivos devem ser autossuficientes, rejeitando contribuições alheias. É melhor que os fundos provenham do orçamento do órgão de A.A. ao qual serve, e não de contribuições em separado de A.A. Dessa maneira, a atividade de criação e manutenção dos arquivos pode refletir melhor o apoio de todos os membros e manter a perspectiva sobre toda a atividade do Décimo Segundo Passo.
LOCALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS:
No decorrer dos anos foi ficando claro que, sempre que for possível, os arquivos devem ficar em um local alugado e não na casa de um membro de A.A. Manter os arquivos em local alugado elimina a aparência de ser uma “coleção particular” e qualquer problema que possa surgir mais tarde relacionado com assuntos de propriedade, no caso de mudança ou morte da pessoa encarregada da custódia dos arquivos. Ademais, ao dispor de um local alugado, os mostruários dos materiais podem ficar disponíveis regularmente.
REUNIR UMA COLEÇÃO:
Livros, folhetos, diretórios mundiais, listas de reuniões locais, boletins e relatórios do Escritório de Serviços Gerais-ESG, materiais de Grapevine (Vivência), relatórios das Conferências, materiais das Convenções Internacionais, informativos, atas de reuniões de Distritos e Áreas, histórias escritas, biografias, obituários, fotografias e fitas de áudio, todos estes materiais servem de base para fazer uma coleção de arquivos históricos. O arquivista também pode fazer os acertos iniciais para gravar os pioneiros locais e assim acrescentar à coleção histórias locais de valor histórico.De forma contínua, devem ser procurados e colecionados materiais históricos locais, tais como cartas, boletins e fotografias provenientes de veteranos, antigos Delegados, membros dos Comitês, etc. É importante dizer que quando é feita uma doação aos arquivos, deverá ficar registrada por escrito, indicando que o material foi doado aos arquivos – e não ao arquivista - para evitar qualquer mal-entendido que eventualmente possa aparecer mais tarde a respeito de quem é o proprietário da doação. Para obter um exemplar da Escritura de Doação, ver o Livro de Trabalho dos Arquivos Históricos.Há outras formas de se reunir uma coleção. Com a finalidade de obter novas ideias, o arquivista pode solicitar ao arquivista do ESG que lhe forneça uma lista de arquivos locais que se disponibilizara a trocar informações. Além disso, os Comitês de arquivos podem participar na coleta de histórias locais e divulgar este trabalho fazendo apresentações ou montando estandes com exibições nos diversos eventos de A.A., tais como reuniões com veteranos, Convenções e Encontros.
PROCEDIMENTOS DOS ARQUIVOS:
Basicamente, os arquivistas fazem as quatro coisas seguintes com uma coleção de arquivos:
A seguir, devem ser avaliadas as necessidades de conservação e preservação da coleção e adotar os procedimentos adequados. Como regra geral, os materiais devem ser guardados em pastas e caixas livres de ácido para mantê-los estabilizados, protegidos e preservá-los.
Os arquivistas nunca deverão fazer nenhuma restauração que seja irreversível em qualquer documento ou material. Por exemplo, nunca deverá ser usada fita adesiva ou laminado, porque isso poderá resultar em mais dano que benefício. Às vezes poderá ser necessário procurar ajuda profissional externa para assegurar a integridade de um material, através de procedimentos de conservação, restauração, mudança de formato ou digitalização.
Os Arquivos do ESG (em Nova York) atribuem as seguintes classificações aos materiais de acordo com seu conteúdo:
• Acesso universal.
• Acesso apenas para membros de A.A.
• Acesso com autorização do Comitê de Arquivos.
Esta última classificação quer dizer que o material não está disponível para ninguém – às vezes os doadores pedem que os documentos permaneçam lacrados durante certo tempo. Entretanto, os arquivos devem ser o mais acessíveis possível, com o mínimo de documentos lacrados totalmente inacessíveis à Irmandade.
PESQUISA NOS ARQUIVOS:
Os pesquisadores que trabalham nos arquivos devem ser informados de que é esperado deles que respeitem rigorosamente nossas Tradições de Anonimato – usem apenas o primeiro nome e as iniciais do sobrenome dos membros de A.A. Ademais, o Comitê de Arquivos dos Custódios recomendou que não sejam feitas fotocópias de correspondência privada, para assegurar a proteção do anonimato, assim como manter a integridade física dos documentos do arquivo e respeitar as leis de direitos autorais.Além da preservação do anonimato do autor da correspondência, as opiniões privadas e observações do escritor, algumas delas podem ser muito controversas, deverão ser tratadas com extrema cautela.
Vale lembrar, que os membros compartilham estes documentos, confiando e dando por certo que suas palavras serão lidas com discrição. É essencial que o Comitê de Arquivos Históricos ofereça o acesso a este tipo de materiais unicamente depois de considerar detida e cuidadosamente a privacidade de cada indivíduo.
Em conformidade com nossa Tradição de Autonomia, exceto em assuntos que afetem outros Grupos ou A.A. em seu conjunto, a maioria das decisões são tomadas através da consciência de Grupo dos membros participantes.
O propósito destes Guias é o de ajudar a chegar a uma consciência de grupo esclarecida.
SERVIÇO ATRAVÉS DOS ARQUIVOS HISTÓRICOS
Carl Sandburg (1878-1967).
Assim como em qualquer outro serviço de A.A., o propósito primordial das pessoas que se dedicam ao trabalho dos arquivos é o de levar a mensagem de Alcoólicos Anônimos.
O trabalho no serviço de Arquivos é algo mais que uma simples atividade de custódia; é a forma através da qual coletamos, preservamos e compartilhamos a rica e significativa herança da nossa Irmandade. Através da coleta e do compartilhamento destes importantes elementos históricos, se aprofundada cada vez mais nossa gratidão por Alcoólicos Anônimos. Os membros de A.A. tem a responsabilidade de reunir e cuidar dos documentos e lembranças históricas da Irmandade.
É necessário coletar e preservar a correspondência, documentos, fotografias e artigos de jornais e revistas de tempos passados e colocar esse material à disposição dos membros de A.A. e outras pessoas (pesquisadores, historiadores e estudiosos de diversas disciplinas), para investigação e orientação, tanto para a geração atual como para as que virão. Muitas Áreas, Distritos, Escritórios de Serviços Locais – ESLs / Intergrupos e Grupos decidiram fazer sua coleção de arquivos para preservar sua história local. Este Guia foi preparado para ajudar nesse trabalho.
ARQUIVOS HISTÓRICOS DO ESCRITÓRIO DE SERVIÇOS GERAIS – ESG.
Em 2006, o Comitê de Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais – ESG, fez uma revisão da missão e do propósito dos Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais de Alcoólicos Anônimos, que pode servir como base para as coleções de arquivos locais e de Áreas de A.A. possam desenvolver seus próprios princípios de acordo com a consciência de Grupo. Os enunciados de Missão e de Propósito dos Arquivos do ESG dizem o seguinte:
MISSÃO:
A missão dos Arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais é a de documentar de maneira permanente o trabalho de Alcoólicos Anônimos, tornar a história da organização acessível aos membros de A.A. e a outros pesquisadores e oferecer um contexto propício para a melhor compreensão da evolução, os princípios e as Tradições de A.A.
PROPÓSITO:
De acordo com o objetivo primordial de A.A. de manter nossa sobriedade e ajudar outros alcoólicos a se recuperar, os Arquivos Históricos de Alcoólicos Anônimos farão o seguinte:
• Receber, classificar e catalogar todos os materiais pertinentes, incluindo, mas não limitados a, arquivos e registros administrativos, correspondência, obras literárias ou outras consideradas de importância histórica para Alcoólicos Anônimos.
• Manter e preservar esses materiais.
• De acordo com a determinação da atual Arquivista após consultar o Comitê de Arquivos Históricos, dar acesso à coleção aos membros de Alcoólicos Anônimos e a todos que tenham motivo válido para ver os materiais e se comprometam a preservar o anonimato dos nossos membros.
• Servir como recurso e laboratório para incentivar e promover os estudos e as pesquisas.
• Prestar serviços de informação para apoiar as operações de Alcoólicos Anônimos.
• Promover a compreensão e o conhecimento das origens, objetivos e programas de Alcoólicos Anônimos. Os arquivos Históricos do Escritório de Serviços Gerais são administrados pela arquivista do ESG. As normas, procedimentos e projetos dos Arquivos são monitorados por um Comitê de Custódios da Junta de Serviços Gerais (que se reúne três vezes por ano), e por um Comitê da Conferência de Serviços Gerais (que se reúne em conjunto com o Comitê de Arquivos dos Custódios durante a Conferência de Serviços Gerais anual).
Para mais informação a respeito das coleções, projetos e serviços dos Arquivos Históricos do ESG, veja o “Livro de Trabalho de Arquivos Históricos”, ou visite o website de A.A. do ESG em www.aa.org. Outros contatos, em “Referências”, no final do Guia.
COMO INICIAR UMA COLEÇÃO LOCAL:
Uma das melhores formas de começar um trabalho de serviço de arquivos é entrar em contato com o ESG para conseguir um exemplar do “Livro de Trabalho de Arquivos Históricos” e outros materiais de serviço. O livro de trabalho contém informação útil recolhida da experiência compartilhada durante muitos anos.
O ESG oferece também uma assinatura grátis do seu boletim de arquivos “Markings: Your Archives Interchange”. A ideia de começar uma coleção de arquivos em determinada região geográfica, normalmente costuma acontecer a quem já está há bastante tempo em A.A. ou a vários veteranos que percebem a necessidade de criar arquivos locais ou na Área começando com um projeto de coleta de materiais para uma história da Área.
Depois de determinar a necessidade de estabelecer os arquivos históricos, essa ideia costuma ser apresentada ao Comitê de Área ou outro comitê local, conforme a conveniência, para considerações mais amplas.Depois de debater o assunto e chegar a uma consciência de Grupo, poderá se acordar a criação de um Comitê de Arquivos Históricos responsável perante o Comitê de Área ou outro comitê local.
Normalmente os Comitês de Arquivos são compostos por membros de A.A. com conhecimentos da história dos primeiros dias de A.A. e que disponham de fontes para a obtenção de materiais históricos de A.A.
O PAPEL DO COMITÊ DE ARQUIVOS HISTÓRICOS LOCAL:
O Comitê de Arquivos Históricos é o responsável por estabelecer normas, procedimentos e preparar orçamentos. Através da sua consciência de Grupo, assume e mantém a responsabilidade e autoridade finais do uso dos arquivos. Em todas suas ações, o Comitê de Arquivos Históricos deve ter presente s se conduzir pelo objetivo primordial de A.A. Assim, se algum amigo de A.A. não alcoólico pede para ser incluído no Comitê – o que é possível devido a algum interesse, experiência ou conhecimentos especiais, estas pessoas deverão estar suficientemente familiarizadas tanto com o nosso objetivo primordial como com as Tradições de A.A.Uma das funções mais importantes do Comitê de Arquivos Históricos é a de estabelecer um escopo da coleção que descreva e defina os materiais que irão ou não ser acolhidos, e por que. Estes parâmetros irão servir de orientação ao arquivista ao reunir os materiais de significação histórica e diminuirão a quantidade de tempo e espaço dedicada a preservar objetos de valor duvidoso para os arquivos. Para obter informação a respeito do “Escopo da Coleção”, entrar em contato com os Arquivos Históricos do ESG.
O PAPEL DO ARQUIVISTA:
A primeira decisão do Comitê de Arquivos Históricos pode ser a de escolher um membro para servir como arquivista sem passar pela rotatividade, para garantir que tenha apenas uma pessoa encarregada da coleção. Por experiência, sabemos que leva muito tempo conseguir se familiarizar com uma coleção de informação histórica.Assim, recomenda-se que o arquivista não seja mudado de função muito frequentemente. Algumas Áreas decidem nomear arquivistas que não fazem rotação e permanecem na sua função por muitos anos.O arquivista é a pessoa responsável pela coleção, os documentos e demais materiais. Está encarregado de cuidar e preservar a integridade física da coleção, e ademais desenvolver métodos de catalogação, inventário e auxilio às buscas, para oferecer formas fáceis de pesquisa e acesso à coleção. O arquivista também é o responsável pela proteção do anonimato dos membros e a confidencialidade dos documentos de A.A. Na maioria dos casos, o arquivista apresenta regularmente relatórios sobre os projetos em andamento ao órgão de serviço local que patrocina os trabalhos. É útil e desejável que o arquivista faça ao menos um curso de introdução à Arquivologia ou Biblioteconomia e seja membro de uma organização local de profissionais dessas áreas. Para obter mais informação a respeito de como encontrar oportunidades educativas, entre em contato com os Arquivos Históricos do ESG.Portanto, pode-se considerar que a função do arquivista tem dois aspectos: o principal, a responsabilidade de custódia para assegurar a integridade física da coleção e disponibilizá-la às pessoas que tenham alguma razão válida para estudá-la e, em paralelo, a importante função de recompilar dados. O arquivista recompila dados e documentos, tanto do passado recente quanto do antigo, para preservar a mensagem de A.A. Isto responde à exigência de Bill W. de que os arquivos são necessários “para que o mito não prevaleça sobre os fatos”. Os arquivistas de A.A. são, realmente, “os guardiões do passado”.
FINANCIAMENTO DOS ARQUIVOS:
Em conformidade com a Sétima Tradição, os arquivos devem ser autossuficientes, rejeitando contribuições alheias. É melhor que os fundos provenham do orçamento do órgão de A.A. ao qual serve, e não de contribuições em separado de A.A. Dessa maneira, a atividade de criação e manutenção dos arquivos pode refletir melhor o apoio de todos os membros e manter a perspectiva sobre toda a atividade do Décimo Segundo Passo.
LOCALIZAÇÃO DOS ARQUIVOS:
No decorrer dos anos foi ficando claro que, sempre que for possível, os arquivos devem ficar em um local alugado e não na casa de um membro de A.A. Manter os arquivos em local alugado elimina a aparência de ser uma “coleção particular” e qualquer problema que possa surgir mais tarde relacionado com assuntos de propriedade, no caso de mudança ou morte da pessoa encarregada da custódia dos arquivos. Ademais, ao dispor de um local alugado, os mostruários dos materiais podem ficar disponíveis regularmente.
REUNIR UMA COLEÇÃO:
Livros, folhetos, diretórios mundiais, listas de reuniões locais, boletins e relatórios do Escritório de Serviços Gerais-ESG, materiais de Grapevine (Vivência), relatórios das Conferências, materiais das Convenções Internacionais, informativos, atas de reuniões de Distritos e Áreas, histórias escritas, biografias, obituários, fotografias e fitas de áudio, todos estes materiais servem de base para fazer uma coleção de arquivos históricos. O arquivista também pode fazer os acertos iniciais para gravar os pioneiros locais e assim acrescentar à coleção histórias locais de valor histórico.De forma contínua, devem ser procurados e colecionados materiais históricos locais, tais como cartas, boletins e fotografias provenientes de veteranos, antigos Delegados, membros dos Comitês, etc. É importante dizer que quando é feita uma doação aos arquivos, deverá ficar registrada por escrito, indicando que o material foi doado aos arquivos – e não ao arquivista - para evitar qualquer mal-entendido que eventualmente possa aparecer mais tarde a respeito de quem é o proprietário da doação. Para obter um exemplar da Escritura de Doação, ver o Livro de Trabalho dos Arquivos Históricos.Há outras formas de se reunir uma coleção. Com a finalidade de obter novas ideias, o arquivista pode solicitar ao arquivista do ESG que lhe forneça uma lista de arquivos locais que se disponibilizara a trocar informações. Além disso, os Comitês de arquivos podem participar na coleta de histórias locais e divulgar este trabalho fazendo apresentações ou montando estandes com exibições nos diversos eventos de A.A., tais como reuniões com veteranos, Convenções e Encontros.
PROCEDIMENTOS DOS ARQUIVOS:
Basicamente, os arquivistas fazem as quatro coisas seguintes com uma coleção de arquivos:
- Organização: Classificar a coleção de forma prática – por ordem cronológica, alfabética, por tema, e/ou por tipo de objeto.
- Catalogação: Elaboração de uma lista ou inventário onde possam ser feitas buscas com a descrição de cada artigo da coleção.
- Preservação: Realizar tarefas de preservação, desde as mais simples até as mais complicadas, para prolongar a vida dos artigos.
- Divulgação: Promover exibições e exposições, publicar artigos a respeito dos artigos em um boletim, facilitar o acesso para pesquisa e oferecer informações a quem as solicite.Imediatamente após um material ser recebido nos arquivos, deve ser organizado, devidamente registrado e incluído no inventário.
A seguir, devem ser avaliadas as necessidades de conservação e preservação da coleção e adotar os procedimentos adequados. Como regra geral, os materiais devem ser guardados em pastas e caixas livres de ácido para mantê-los estabilizados, protegidos e preservá-los.
Os arquivistas nunca deverão fazer nenhuma restauração que seja irreversível em qualquer documento ou material. Por exemplo, nunca deverá ser usada fita adesiva ou laminado, porque isso poderá resultar em mais dano que benefício. Às vezes poderá ser necessário procurar ajuda profissional externa para assegurar a integridade de um material, através de procedimentos de conservação, restauração, mudança de formato ou digitalização.
Os Arquivos do ESG (em Nova York) atribuem as seguintes classificações aos materiais de acordo com seu conteúdo:
• Acesso universal.
• Acesso apenas para membros de A.A.
• Acesso com autorização do Comitê de Arquivos.
Esta última classificação quer dizer que o material não está disponível para ninguém – às vezes os doadores pedem que os documentos permaneçam lacrados durante certo tempo. Entretanto, os arquivos devem ser o mais acessíveis possível, com o mínimo de documentos lacrados totalmente inacessíveis à Irmandade.
PESQUISA NOS ARQUIVOS:
Os pesquisadores que trabalham nos arquivos devem ser informados de que é esperado deles que respeitem rigorosamente nossas Tradições de Anonimato – usem apenas o primeiro nome e as iniciais do sobrenome dos membros de A.A. Ademais, o Comitê de Arquivos dos Custódios recomendou que não sejam feitas fotocópias de correspondência privada, para assegurar a proteção do anonimato, assim como manter a integridade física dos documentos do arquivo e respeitar as leis de direitos autorais.Além da preservação do anonimato do autor da correspondência, as opiniões privadas e observações do escritor, algumas delas podem ser muito controversas, deverão ser tratadas com extrema cautela.
Vale lembrar, que os membros compartilham estes documentos, confiando e dando por certo que suas palavras serão lidas com discrição. É essencial que o Comitê de Arquivos Históricos ofereça o acesso a este tipo de materiais unicamente depois de considerar detida e cuidadosamente a privacidade de cada indivíduo.
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